第一条 为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。
第二条 本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。
第四条 副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第五条 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
第六条 电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第七条 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
第八条 需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
第九条 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。
第十条 电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。
第十一条 电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。
第十二条 电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。
第十三条 电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
第十四条 归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。
第十五条 通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
第十六条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。
第十七条 归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
第十八条 档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。
第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。
第二十条 其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。
第二十一条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
第二十二条 本办法由国家档案局负责解释。
第二十三条 本办法自2003年9月1日起施行。
第三章 收文处理
第三条 收文处理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。
第四条 公文的签收
凡公司收到的公启文件均由公司综合办公室文秘签收并进行文件、文号的核定，并做好保密工作。
第五条 公文的编号保管
收到上级单位下发或交办的公文，综合办公室文秘人员应及时填写（或打印）收文阅办签，登记《收文登记簿》( 见附件)，并分类、编号、保管。
第六条 公文的阅办和批办
凡正式文件均由综合办公室主任根据文件内容和性质提出拟办意见，由文秘人员呈送公司相关领导亲自阅批，并根据批阅意见送相关领导或承办部门阅办。
第七条 文件的传阅与催办
阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过2天，阅完后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，综合办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
第八条 文件的承办
（一）承办部门接到文件、函、电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得综合办公室主任同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档；
（二）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导协调。
第四章 发文处理
第九条 发文处理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十条 发文的规定
（一）公司上报和下发的正式行政文件统一由公司综合办公室办理；
（二）机关各部室需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司综合办公室提出发文申请，草拟文稿后将文件底稿交公司综合办公室审核；
（三）公文签发：
公司上报或下发的正式文件实行双签制，文件必须由分管领导审签，公司主要领导签发。对公司影响较大，涉及两个部门以上（含两个）职权范围的工作事项，主办部门应当主动与有关部门协商、经过相关分管领导会商、会签，主要领导批准签发后方可行文。
1、公司董事会发文或公司特别重大事项由董事长签发；
2、党、团发文由公司党委书记签发，纪委发文由公司纪委书记签发，工会发文由公司工会主席签发；
3、公司一般行政公文由公司总经理签发。
第十一条 发文程序规定
（一）公司各部门或单位需要发文时，应先起草文件，文稿拟就后，拟稿人应填写发文底稿，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、标定日期和密级；
（二）各部门或单位起草、核稿后，将文稿和发文底稿报送业务分管领导审核签字后，呈送公司总经理审定批准签发；
（三）如需要会签的文稿应进行会签后，再办理其他手续；
（四）业务分管领导和总经理审核、签发后，由公司党政办公室根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行校对；
（五）经总经理批准签发后的文稿交公司党政办公室统一登记《发文登记簿》（见附件）并对公文进行编号，送交综合办公室打印。
第五章 公文归档
第十二条 公司党委、董事会、纪委、团委、工会、综合办公室应按照档案管理规定定期将公文文件移交公司档案室，由档案室管理员对公文文件进行整理(立卷)、归档。
第六章 公文管理要求
第十三条 公文由综合办公室统一收发、审核、用印、借阅、管理、归档和销毁。
第十四条 公司各部门有关工作人员因工作需要借阅或查阅文件，需由本部门负责人填写《文件借阅登记表》(见附件)，经分管本部门业务领导和分管综合办公室业务领导审批后方可借阅。
第十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第十六条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十七条 本管理办法中的未尽事宜，均按《国家行政机关公文处理办法》规定执行。
1951年9月29日国务院首次颁布了《公文处理暂行办法》，规定了我国行政公文为7类12种。
公文是一种有权威性的单位发文，由本单位领导签发，可用与对去文单位正式交流和沟通。
电子公文归档管理暂行办法
第一条 为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。
第二条 本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。
（一） 报送要件不规范。部门报送文稿缺少要件， 经常出现的情况是起草文稿的依据不充分， 政策要点的拟定、调研及论证情况不完备，部门会签意见吸纳不全， 没有部门主要负责人签字等。可采取制发“公文审核明白纸” 等方式， 将部门代拟文稿有关要求、报送要件、公文审核时限及环节、不予发文情况等一并告知文稿代拟部门， 明确文稿收办条件。要件不齐全的应予以退办。
（二） 会签意见不一致。在审核会签情况时， 可能存在某个部门的意见部分吸纳或没有吸纳， 甚至没有征求涉及部门意见等情况， 这就要求文稿代拟部门进一步完善会签程序。对于部分吸纳或没有吸纳的意见， 文稿代拟部门要与相关部门充分沟通， 列出依据， 力求达成一致意见， 如确实达不成一致意见， 需报政府领导裁定； 如没有征求涉及部门意见， 文稿代拟部门须进一步对文稿进行梳理， 凡涉及相关部门职责的， 须充分征求意见。
（三） 文稿内容把握不准。文稿内容方面，除宏观上存在政策措施、具体要求与上级部署不相符， 微观上标点符号、地名、用词用句等不规范两种情形外， 最多的是文字表述不严密、不简练等问题。为此， 在文稿审核过程中就要从两方面着手： 一是加强对上级文件、全市重大工作及情况的了解学习， 确保用词、用句符合上级要求和工作实际； 遇到拗口或不易理解的语句， 及时与部门沟通， 确保公文语言通俗易懂； 文稿中对于同一事物的提法应保持前后一致。二是文稿修改后， 要与部门仔细沟通修改意见， 最好当面沟通， 与部门拟稿人员商议形成一致意见； 如存在分歧， 应注意沟通的方式方法， 在确保沟通顺畅的前提下， 增进彼此互相认可； 对于需要部门核实、再次征求意见的， 应做好标注； 文稿付印前， 文稿代拟部门要校对核稿， 确保文稿不出现错别字等硬伤。
根据2012年版（应该是最新版本），我国党政机关公文共有15种，分别为:（一）决议；
（二）决定；
（三）命令（令）；
（四）公报；
（五）公告；
（六）通告；
（七）意见；
（八）通知；
（九）通报；
（十）报告；
（十一）请示；
（十二）批复；
（十三）议案；
（十四）函；
（十五）纪要。
用银行企业积提的坏帐准备金冲减呆帐。新会计制度规定：企业应按一定比例积提坏帐准备金，以防坏帐，呆帐的发生，作为备用。
最新《党政机关公文处理条例》中公文共有15种。
根据2012年版《党政机关公文处理条例》（目前最新版本），我国党政机关公文共有15种，分别为：（一）决议；（二）决定；（三）命令（令）；（四）公报；（五）公告；（六）通告；（七）意见；（八）通知；（九）通报；（十）报告；（十一）请示；（十二）批复；（十三）议案；（十四）函；（十五）纪要。具体规定是：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
1.明确办文目的：确定办文的目的和意义，确保办文工作的准确性和迅速性。2.制定办文流程：根据不同的办文事项，确定办文的详细流程和各环节的责任人。3.明确办文责任：明确不同岗位和部门的责任，确保办文工作的高效和规范。4.规范办文内容：要求办文内容必须准确、详尽，避免文字模糊、含糊不清的情况出现。5.明确办文期限：给予明确的办文期限，确保办文工作能够按时完成。6.建立办文督查机制：建立办文督查机制，对办文流程进行监督和检查，确保办文工作的规范性和效益性。7.及时跟进办文进展：要求各责任人每隔一段时间向上级报告办文进展情况，确保办文工作的顺利进行。8.加强培训与提升：定期组织办文培训，提升员工办文能力，确保办文工作的质量和效率。9.做好办文档案管理：建立健全的办文档案管理体系，确保办文工作的合规性和可追溯性。10.持续优化办文流程：根据实际办文情况和反馈意见，及时调整和优化办文流程，提高办文工作的效能和效率。
